Werkgever verhoogt kilometervergoeding tijdelijk naar 30 cent vanwege brandstofkosten

Dat is de stap die Aquatic Wholesale Group in Klundert tijdelijk zet vanwege de hoge brandstofprijzen. Het bedrijf probeert daarmee de oplopende reiskosten van werknemers te verzachten.

De volledige verhoging hoeft alleen niet netto op de rekening te verschijnen. De fiscale grens en de manier waarop de werkgever de vergoeding verwerkt, zijn daarvoor van belang.

Volgens het verhaal van RTL over de extra kilometervergoeding werken bij het bedrijf ongeveer zeventig mensen. De bereikbaarheid met openbaar vervoer is beperkt, waardoor de auto voor veel medewerkers belangrijk is.

De vergoeding stijgt tijdelijk naar 30 cent per kilometer. Het bedrijf wil terug naar 25 cent wanneer de brandstofprijzen weer op het eerdere niveau liggen.

Het gaat daarmee om een keuze van deze werkgever. Het bericht betekent niet dat iedere werknemer in Nederland vanaf nu aanspraak heeft op hetzelfde bedrag.

Voor andere werknemers is het wel een concrete aanleiding om de eigen regeling erbij te pakken. Soms is jarenlang niet meer bekeken wat daarin precies staat.

De Belastingdienst vermeldt een onbelaste vergoeding van maximaal 25 cent per kilometer voor het gebruik van eigen vervoer voor het werk.

Dat bedrag beschrijft de fiscale ruimte. Het is op zichzelf geen toezegging dat een werkgever die vergoeding ook betaalt.

Een werknemer kan dus een lagere vergoeding hebben, terwijl een ander een ruimere afspraak heeft. Om te weten wat voor jou geldt, zijn de eigen arbeidsvoorwaarden, eventuele cao en bedrijfsregeling nodig.

Let daarbij niet alleen op het tarief. Ook de afstand die meetelt, het aantal vergoede dagen en mogelijke begrenzingen bepalen wat uiteindelijk wordt uitgekeerd.

Een hoger kilometertarief kan weinig verschil maken wanneer maar een deel van de werkelijk gereden afstand wordt vergoed.

De rekensom is eenvoudig wanneer alle kilometers voor vergoeding in aanmerking komen.

Bij twintig kilometer heen en terug per werkdag en twintig reisdagen gaat het om 400 kilometer. Vijf cent extra levert dan €20 op.

Bij veertig kilometer per dag wordt het 800 kilometer en €40 verschil. Bij zestig kilometer per dag gaat het om 1.200 kilometer en €60.

Dit zijn rekenvoorbeelden vóór eventuele belasting over het extra deel. Ze veronderstellen dat alle genoemde dagen daadwerkelijk naar de werkplek wordt gereisd en dat de werkgever alle kilometers vergoedt.

Thuiswerkdagen, verlof en een afwijkende bedrijfsregeling kunnen het bedrag veranderen. Juist daarom is het nuttiger om met de eigen declaratie te rekenen dan met alleen de afstand tussen huis en werk.

Bij 800 kilometer bedraagt een vergoeding van 25 cent €200. Een vergoeding van 30 cent komt uit op €240. Het verschil is €40.

Als de werkgever die extra €40 als belast loon verwerkt, blijft daarvan minder over. Bij een uitsluitend illustratieve inhouding van 40 procent zou €24 netto resteren.

Dat voorbeeld is geen persoonlijke loonberekening. De werkelijke verwerking en inhouding kunnen verschillen. Vraag de salarisadministratie daarom welk deel onbelast wordt betaald en hoe het meerdere op de loonstrook verschijnt.

Een aangekondigde verhoging van vijf cent per kilometer en een netto voordeel van vijf cent per kilometer zijn dus niet automatisch hetzelfde.

Voor een gesprek met de werkgever helpt het om die twee bedragen apart te benoemen. Daarmee wordt duidelijk of het gaat om de bruto tegemoetkoming of om wat werknemers daadwerkelijk extra kunnen besteden.

Een kilometervergoeding wordt vaak direct naast de pompprijs gelegd. De eigen auto brengt echter ook andere uitgaven mee, zoals verzekering, onderhoud en waardeverlies.

Voor het beoordelen van deze tijdelijke verhoging is vooral het verschil in brandstofkosten relevant. Voor de bredere vraag of woon-werkverkeer financieel uit kan, is een volledig overzicht nodig.

Schrijf bijvoorbeeld gedurende een maand op wat er wordt getankt, hoeveel kilometers voor het werk worden gereden en welk bedrag de werkgever vergoedt. Zo ontstaat een onderbouwd gesprek over de resterende kosten.

Leg bij een tijdelijke afspraak ook vast wanneer die wordt geëvalueerd. “Tot de prijzen weer normaal zijn” klinkt begrijpelijk, maar roept later de vraag op welke prijs als normaal geldt.

De maatregel in Klundert laat zien hoe een werkgever een relatief kleine verhoging concreet kan maken. Voor werknemers zit de waarde uiteindelijk in drie cijfers: het aantal vergoede kilometers, het tarief en het bedrag dat daarvan netto overblijft.