Kabinet wil e-facturen verplichten: dit is het plan

Het plan is op 11 september bekendgemaakt. Het nationale wetsvoorstel moet nog worden uitgewerkt. Het kabinet wil dat voor de zomer van 2027 naar de Tweede Kamer sturen. Lees de aankondiging van het kabinet.

De term e-factuur zorgt gemakkelijk voor verwarring. Veel ondernemers werken immers allang zonder papieren enveloppen. Toch is een factuur die digitaal wordt verstuurd niet automatisch een e-factuur in de betekenis van dit plan.

Logius omschrijft een e-factuur als een elektronisch bestand dat automatisch kan worden verwerkt. De gegevens staan in een vaste structuur, zodat ontvangende software ze kan herkennen. Een pdf die als bijlage wordt gemaild, valt daar niet onder. Logius legt uit hoe e-factureren werkt.

Dat verschil wordt duidelijk wanneer je naar de ontvanger kijkt. Een medewerker kan een pdf openen, het bedrag lezen en de informatie overnemen in een administratie. Bij een gestructureerde e-factuur kunnen die gegevens rechtstreeks in het ontvangende systeem terechtkomen.

De verandering zit dus voor een belangrijk deel in de verwerking. Het gaat om de manier waarop bijvoorbeeld bedragen, klantgegevens en factuurregels tussen systemen worden uitgewisseld.

Dat kan handmatig werk verminderen. Het betekent ook dat de gebruikte software goed moet aansluiten op die van de ontvanger. Een fraai opgemaakte factuur biedt op zichzelf geen garantie dat de achterliggende gegevens correct worden verwerkt.

De Europese Unie heeft in maart 2025 het pakket ‘Btw in het digitale tijdperk’ aangenomen. Daarin wordt onder meer geregeld dat de btw-rapportage voor zakelijke leveringen tussen lidstaten digitaal wordt. Die verandering is voorzien voor 2030.

De Europese regels moeten grensoverschrijdende administratie beter op elkaar laten aansluiten en btw-fraude helpen bestrijden. Het pakket bevat daarnaast maatregelen voor andere onderdelen van het btw-stelsel. Bekijk de toelichting van de Raad van de EU.

Nederland kiest ervoor ook binnenlandse zakelijke transacties onder nieuwe verplichtingen te brengen. Daardoor wordt het onderwerp relevant voor ondernemers die uitsluitend Nederlandse bedrijven als klant hebben.

In het kabinetsplan geldt voor binnenlandse e-facturen 1 juli 2030 als startdatum. Voor de bijbehorende binnenlandse digitale rapportage is dat 1 juli 2031.

Het kabinet noemt een vrijstelling voor Nederlandse bedrijven die deelnemen aan de kleineondernemersregeling, de KOR, met een omzet van maximaal 20.000 euro per kalenderjaar.

Deelname aan die regeling is daarbij een wezenlijk onderdeel. Alleen vaststellen dat de omzet onder een bepaald bedrag ligt, is geen volledige controle van de uitzondering.

Voor ondernemers die groeien of van regeling veranderen, wordt het daarom nuttig om de eigen positie tijdig met de boekhouder te bespreken. Een uitzondering die bij de ene bedrijfssituatie past, hoeft niet bij iedere latere situatie te blijven passen.

Bedrijven die aan de Rijksoverheid leveren, kunnen al met e-facturatie te maken hebben. Logius vermeldt dat elektronisch factureren voor die leveringen verplicht is. Het kan via administratie- of boekhoudsoftware, maar ook via een factuurportaal. Bekijk de bestaande informatie over e-factureren aan de overheid.

Ondernemers hoeven het onderwerp dus niet uitsluitend te benaderen als iets dat nog ontwikkeld moet worden. De praktische mogelijkheden bestaan al, al is daarmee nog niet gezegd dat ieder bestaand pakket aan alle toekomstige eisen voldoet.

Vraag een softwareleverancier daarom wat het pakket daadwerkelijk kan. Kan het gestructureerde facturen versturen én ontvangen? Hoe worden fouten gemeld? Kun je een verkeerd klantgegeven corrigeren zonder de hele administratie opnieuw te moeten invoeren?

Voor een bedrijf met enkele facturen per maand kan een andere oplossing passend zijn dan voor een groothandel met duizenden transacties. Begin daarom met het eigen werk: hoeveel facturen gaan eruit, hoeveel komen binnen en hoeveel tijd kost het om gegevens over te nemen?

Zo’n inventarisatie helpt ook om commerciële aanbiedingen te beoordelen. Een duur abonnement is niet automatisch nodig omdat nieuwe wetgeving wordt aangekondigd.

De nuttigste voorbereiding is voorlopig inzicht krijgen in de administratie en in de mogelijkheden van de bestaande software. Dan kun je bij de verdere uitwerking van de wet gerichter beoordelen wat moet veranderen, welke kosten daarbij horen en welke werkzaamheden daadwerkelijk eenvoudiger worden.