Multitasken maakt je minder productief

Volgens de American Psychological Association schakelt het brein bij multitasken voortdurend tussen verschillende doelen en bijbehorende regels. Eerst moet het ene mentale proces worden afgesloten, waarna de informatie voor de volgende taak wordt geactiveerd. Zo’n wisseling kost soms slechts een fractie van een seconde, maar gedurende een volledige werkdag stapelt dat tijdverlies zich op. Vooral bij ingewikkelde of onbekende werkzaamheden zijn deze zogenoemde schakelkosten groter.

Dat verklaart waarom het beantwoorden van een paar tussentijdse berichten een rapportage veel sterker kan vertragen dan verwacht. Na iedere onderbreking moet opnieuw worden vastgesteld waar je mee bezig was, welke informatie belangrijk was en wat de volgende stap moest worden. Je bent dus niet alleen tijd kwijt aan het bericht zelf, maar ook aan het terugvinden van je concentratie.

Onderzoek van Stanford University laat zien dat mensen die veel verschillende mediastromen combineren meer moeite kunnen hebben met het negeren van irrelevante informatie. Ze raken sneller afgeleid en presteren minder goed bij taken rond aandacht, geheugen en het wisselen tussen opdrachten. Opvallend genoeg bleken intensieve multitaskers juist niet beter te zijn geworden in schakelen, ondanks het feit dat zij dit vaak deden.

Een recenter onderzoek naar gelijktijdige taken en taakwisselingen bevestigt dat beide werkwijzen de prestaties kunnen verslechteren. Wanneer mensen niet alleen meerdere taken uitvoeren, maar daartussen ook regelmatig moeten wisselen, kan de belasting verder oplopen. De moderne werkplek maakt het probleem groter. E-mail, Teams, WhatsApp en andere notificaties vragen voortdurend om directe aandacht. Druk bezig zijn wordt daardoor gemakkelijk verward met daadwerkelijk iets bereiken. Aan het einde van de dag zijn tientallen berichten verwerkt, maar is die ene belangrijke taak nog steeds niet afgerond.

De oplossing is niet harder werken, maar bewuster omgaan met aandacht. De organisatie Tijdwinst, gespecialiseerd in slimmer werken en persoonlijke effectiviteit, adviseert daarom om werkzaamheden zoveel mogelijk één voor één uit te voeren. Daarbij worden belangrijke taken in afgebakende focusblokken gepland en worden onnodige meldingen tijdelijk uitgeschakeld.

Dat betekent niet dat iedere onderbreking kan worden voorkomen. Collega’s stellen vragen, klanten bellen en urgente situaties blijven bestaan. Wel kan er een duidelijker onderscheid worden gemaakt tussen taken die directe aandacht verdienen en zaken die best een halfuur kunnen wachten.

Samengevat, multitasken geeft een prettig gevoel van snelheid, maar dat gevoel is misleidend. Het voortdurende schakelen vertraagt het werk, vergroot de kans op fouten en maakt het moeilijker om informatie goed te verwerken. Wie productiever wil worden, hoeft daarom niet steeds meer activiteiten in dezelfde minuut te proppen. Juist door één belangrijke taak te kiezen en daar de volledige aandacht op te richten, ontstaat meer rust én een beter resultaat. Minder tegelijk doen is geen teken van traagheid. Het is vaak de snelste manier om werkelijk vooruit te komen.