Werknemer ontslagen na vervalsen declaraties en bonnetjes met AI

De zaak begon niet met een spectaculair vervalst dinerbonnetje, maar met twijfel over een verhuizing. De werknemer had kort na zijn indiensttreding verteld dat hij naar een andere plaats ging verhuizen. Het nieuwe adres lag verder van zijn werk, waardoor hij een hogere kilometervergoeding kon declareren.

Zijn werkgever vertrouwde de situatie niet en schakelde een bedrijfsrecherchebureau in. Uit het onderzoek kwam volgens de rechtbank naar voren dat de man in werkelijkheid op zijn oude adres was blijven wonen.

Toch diende hij zijn woon-werkdeclaraties in alsof hij iedere dag vanaf het verder gelegen adres naar zijn werk reed.

Het bleef niet bij het verkeerde woonadres. De werknemer declareerde volgens de kantonrechter eveneens kilometers op dagen waarop hij met een collega meereed. Ook op dagen dat hij ziek was en niet naar kantoor kwam, vroeg hij een reiskostenvergoeding aan.

De werkgever besloot daarop andere declaraties van de businessanalist te controleren. Daarbij kwamen meerdere onregelmatigheden aan het licht.

De werknemer erkende uiteindelijk dat hij kunstmatige intelligentie had gebruikt om documenten aan te passen. Zo veranderde hij bedragen op dinerbonnen. Ook reconstrueerde hij kassabonnen waarvan de originele exemplaren naar eigen zeggen kwijt waren geraakt.

Dat laatste klinkt mogelijk onschuldiger dan het is. Iemand kan een zakelijke uitgave werkelijk hebben gedaan en toch een probleem veroorzaken door achteraf zelf een bon te fabriceren. Een werkgever moet kunnen controleren wat er is gekocht, wanneer de betaling plaatsvond en welk bedrag daadwerkelijk is afgerekend.

Een door AI nagemaakte bon is geen vervanging van een origineel betaalbewijs.

Na het ontslag ontstond discussie over de financiële afwikkeling. De werkgever stelde aanvankelijk dat de man, na verrekening met nog verschuldigd salaris, €3.924 moest terugbetalen.

De werknemer accepteerde het ontslag niet. Hij voerde aan dat ontslag op staande voet een te zware sanctie was en vroeg bij de rechtbank om een billijke vergoeding van €55.000 bruto. Daarnaast wilde hij andere bedragen ontvangen die normaal gesproken bij het einde van een dienstverband een rol kunnen spelen.

Volgens de man functioneerde het declaratieproces bij de werkgever structureel slecht. De fouten zouden mede daardoor zijn ontstaan. Ook verwees hij naar persoonlijke stoornissen waarvan de werkgever op de hoogte zou zijn geweest.

De kantonrechter ging daar niet in mee. Een slecht georganiseerd declaratiesysteem ontslaat een werknemer niet van zijn eigen verantwoordelijkheid om alleen werkelijk gemaakte kosten op te geven.

Juist van deze werknemer mocht extra integriteit worden verwacht. Als businessanalist vervulde hij een vertrouwensfunctie en hield hij zich gedeeltelijk bezig met de beveiliging van systemen en gegevens.

Wanneer hij gaten in het declaratieproces ontdekte, had hij die bij zijn werkgever moeten melden. Hij mocht ze niet gebruiken om onjuiste bedragen te declareren.

Voor een geldig ontslag op staande voet moet sprake zijn van een dringende reden. De werkgever moet daarnaast snel handelen en de reden voor het ontslag duidelijk aan de werknemer meedelen.

In deze zaak vormde het structureel declareren van niet-gemaakte reiskosten volgens de rechter zo’n dringende reden. Daar kwamen de aangepaste en gereconstrueerde bonnetjes nog bovenop.

De werkgever hoefde niet eerst een waarschuwing te geven of een lichtere straf te proberen. Door het patroon van de declaraties was het vertrouwen zo ernstig beschadigd dat voortzetting van het dienstverband niet kon worden verlangd.

De aangevoerde medische omstandigheden veranderden dat oordeel niet. De kantonrechter zag onvoldoende verband tussen de eventuele stoornissen en het bewust indienen van de onjuiste declaraties.

Het ontslag werd daarom rechtsgeldig verklaard. De werknemer kreeg geen billijke vergoeding en ook geen transitievergoeding.

Na een nieuwe berekening van de verschillende posten bleef een bedrag van €2.163 over dat hij aan de werkgever moet betalen. De volledige uitspraak is geregistreerd als ECLI:NL:RBNHO:2026:10263. Een juridische samenvatting is gepubliceerd door HR Praktijk.

De uitspraak betekent niet dat ieder foutief ingevuld kilometerformulier automatisch ontslag oplevert. Een vergissing, een onduidelijke regeling en doelbewuste fraude zijn juridisch niet hetzelfde.

Hier woog vooral het herhaalde karakter zwaar. De werknemer gebruikte langdurig een adres waar hij niet woonde, declareerde ritten die hij niet maakte en leverde digitaal bewerkte bewijsstukken aan.

AI verandert daar juridisch weinig aan. Een vervalst document blijft een vervalst document, ook wanneer het binnen enkele seconden door een computerprogramma wordt gemaakt.

Wie een originele bon kwijtraakt, kan beter een kopie bij de leverancier opvragen, een bankafschrift toevoegen en de situatie open aan de werkgever uitleggen. Zelf een overtuigend kassabonnetje laten genereren, kan van een administratief probleem een reden voor onmiddellijk ontslag maken.